Istilah tutup buku mungkin sering Anda temui di berbagai kesempatan. Namun apakah Anda tahu apa sebenarnya istilah tersebut?
Istilah tutup buku merupakan istilah yang berasal dari akuntansi.
Dimana entitas bisnis harus melakukan tutup buku pada setiap akhir periode akuntansi yang umumnya berjalan selama satu tahun.
Melalui artikel ini, Anda akan memahami istilah tutup buku dan kenapa sebuah entitas bisnis harus melakukannya.
Apa itu Tutup Buku?
Ketika memiliki sebuah bisnis tentu pasti bagi Anda untuk merekam setiap transaksi mulai dari pendapatan, pengeluaran, dan transaksi-transaksi lainnya ke dalam pembukuan.
Nantinya pembukuan ini akan menjadi laporan yang menyimpan informasi dalam satu periode akuntansi.
Pada saat mendekati akhir periode akuntansi, segala pembukuan yang dilakukan akan ditutup.
Aktivitas ini lah yang pada umumnya disebut dengan tutup buku.
Secara umum, tutup buku adalah aktivitas merangkum atas perolehan hasil akhir dari suatu siklus akuntansi atau keuangan sebuah bisnis.
Dengan kata lain, tutup buku merupakan tanda bagi bisnis telah menutup laporan pada periode keuangan tersebut.
Jadi, ketika ada aktivitas keuangan dilakukan setelah masa tutup buku, aktivitas tersebut akan dimasukkan ke dalam pembukuan pada periode selanjutnya.
Aktivitas tutup buku juga dilakukan dengan cara memindahkan saldo akhir pada setiap akun menjadi saldo awal pada periode selanjutnya.
Sebagai catatan, aktivitas tutup buku tidak hanya dilakukan pada satu tahun periode akuntansi, namun juga bisa dilakukan pada satu bulan periode.
Hal tersebut biasanya dilakukan untuk membentuk jurnal penyusutan aset dan revaluasi yang tidak mungkin dilakukan dalam periode tahunan.
Apabila tutup buku dilakukan bulanan, setiap akun laba-rugi ditutup dan dipindahkan ke akun laba untuk bulan berikutnya pada periode berjalan.
Sedangkan apabila tutup buku dilakukan tahunan, laporan laba-rugi akan dipindahkan sebagai laba ditahan.
Fungsi Tutup Buku
Tujuan utama perusahaan melakukan tutup buku adalah untuk mengetahui posisi saldo akhir pada satu periode siklus akuntansi.
Dari tujuan yang umum ini, maka aktivitas tutup buku secara komprehensif memiliki empat fungsi umum.
Fungsi-fungsi tersebut adalah fungsi pelaporan, analisis, evaluasi dan pembentukan.
Secara lengkap, berikut penjelasan dari keempat fungsi tersebut.
1. Fungsi Pelaporan
Dengan melakukan tutup buku, perusahaan bisa mengetahui keadaan keuangan pada periode sebelumnya.
Dalam hal pembagian dividen misalnya. Aktivitas tutup buku bisa menjadi penanda tanggal cut-off siapa yang menerima dividen dan kapan investor tersebut akan menerima dividen.
Bukan hanya bagi investor. Penentuan tanggal dan informasi tutup buku juga berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti auditor, petugas pajak dan direksi.
2. Fungsi Analisis
Adanya tutup buku pada sebuah siklus akuntansi juga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan melalui analisis posisi keuangan perusahaan.
Perusahaan mampu mengetahui saldo akhir, laba-rugi, nilai aset, hingga piutang maupun hutang pada periode tersebut.
Dari kondisi keuangan tersebut, perusahaan bisa mengetahui apakah target berhasil dicapai pada periode tersebut dan mampu membantu dalam pengambilan keputusan strategis pada periode selanjutnya.
Jika perusahaan tidak melakukan tutup buku, maka segala aktivitas yang seharusnya masuk pada periode selanjutnya terekam pada periode berjalan dan akan mengacaukan aktivitas analisis keuangan.
3. Fungsi Evaluasi
Dengan melakukan tutup buku, perusahaan mampu mengidentifikasi masalah yang menyebabkan hambatan bagi perkembangan usaha yang sedang dijalankan.
Perusahaan mampu mengetahui pos-pos apa yang menjadi masalah pada bisnis, bagian apa yang perlu ditingkatkan atau bahkan dihilangkan.
4. Fungsi Pembentukan
Fungsi lainnya dari aktivitas tutup buku adalah saldo akhir pada periode sebelumnya dibentuk atau digunakan sebagai saldo awal pada periode selanjutnya.
Sehingga penggunaan saldo akhir tersebut menjadi saldo baru yang akan digunakan untuk aktivitas operasional perusahaan pada periode berjalan atau selanjutnya.
Tips Melakukan Tutup Buku
1. Susun Jurnal Penyesuaian Akrual
Jika mencatat dengan metode basis akrual, Anda perlu memposting entri jurnal ke akun berikut:
- Pendapatan baik yang ditangguhkan atau pun belum ditagih.
- Aset persediaan atau Harga Pokok Penjualan
- Beban baik yang masih harus dibayar maupun yang telah dibayar di muka.
2. Ulas Kembali Laporan Keuangan
Tips selanjutnya adalah ulas kembali laporan keuangan pada periode sebelumnya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan misalnya adanya penyimpangan nilai, saldo yang tidak biasa, item yang hilang, atau kesalahan lainnya.
Selain laporan keuangan, Anda juga perlu mengulas kembali atau memperbarui anggaran.
Misalnya, area mana yang hasil realisasinya sangat berbeda dengan anggaran yang telah ditentukan dan apa penyebabnya.
Pada akhirnya, mengulas anggaran juga akan mengungkap kesalahan yang tercatat pada laporan keuangan yang mungkin terlewatkan.
3. Tetapkan Tanggal Penutupan
Menetapkan tanggal pembukuan dilakukan untuk mencegah terjadinya perubahan yang dapat mengganggu pelaporan pada pembukuan sebelumnya.
Menetapkan cut-off juga berfungsi sebagai informasi kepada pihak-pihak terkait untuk dapat menerima laporan keuangan pada periode sebelumnya.
4. Rekonsiliasi setiap Transaksi
Transaksi bisnis pada periode berjalan tentu tidak hanya dilakukan dalam satu platform. Misalnya melalui payment gateway, bank, atau kartu kredit.
Perbedaan data dari platform tersebut dengan catatan internal mungkin akan terjadi dan Salah satu cara untuk menyamakan aktualisasi data adalah dengan rekonsiliasi.
Itulah penjelasan mengenai istilah buku besar dan tips bagaimana melakukan tutup buku yang benar.
Semoga artikel ini mampu memberikan wawasan baru bagi Anda terlebih bagi yang baru saja memulai bisnisnya.
Jika Anda kesulitan dalam mengelola keuangan bisnis Anda, Kami, Rusdiono Consulting siap memberikan pendampingan terutama dalam mengelola keuangan bisnis Anda saat ini.
