Pernahkan Anda mengeluarkan uang untuk kebutuhan kecil atau tak terduga dalam bisnis misalnya seperti parkir, jamuan makan saat meeting, atau keperluan mendadak lainnya? Uang yang dikeluarkan untuk kebutuhan tersebut adalah bentuk dari kas kecil atau petty cash.
Namun sering sekali kas kecil tersebut membingungkan bagi pengelola usaha, Apakah pengeluaran kecil atau mendadak itu perlu dimasukkan ke dalam pembukuan?
Untuk mencari tahu lebih lanjut tentang petty cash atau kas kecil dalam pembukuan, Anda perlu menyimak artikel ini.
Pengertian Petty Cash atau Kas Kecil
Dikutip dari laman Investopedia, kas kecil atau petty cash merupakan sejumlah kas yang disimpan perusahaan untuk membiayai pengeluaran kecil seperti kebutuhan operasional kantor atau reimbursement.
Singkatnya petty cash merupakan cadangan uang yang dimiliki oleh perusahaan untuk digunakan pada hal-hal yang sifatnya kecil atau hal-hal yang tidak terduga.
Namun jangan salah, meski kecil, pengeluaran petty cash tetap dibatasi tiap periode pembukuannya dan wajib tercatat dalam laporan keuangan.
Maka dari itu biasanya perusahaan sudah menetapkan berapa uang yang harus dikeluarkan untuk kas kecil pada periode tertentu sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
Tujuan Petty Cash atau Kas Kecil
Tentu dibuatnya petty cash atau kas kecil memiliki tujuan di antaranya adalah;
- Memangkas birokrasi atau prosedur yang kurang efisien untuk pengeluaran yang cepat dan mendadak terutama pada nominal yang lebih kecil. Contoh kasus petty cash: Pengeluaran kurangnya makanan saat meeting dengan klien.
- Mempermudah perusahaan terutama karyawan dalam memberikan pelayanan yang maksimal kepada konsumen atau relasi. Contoh kasus petty cash: Kehabisan stok bonus untuk konsumen yang seharusnya ada dalam paket pembelian.
- Menangani masalah kecil yang sering terjadi pada kegiatan operasional kantor. Contoh kasus petty cash: Parkir dan reimbursement.
- Mempercepat aktivitas operasional yang membutuhkan dana cepat. Contoh: Biaya ongkos kirim.
Selain itu, terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan pengeluaran melalui petty cash yaitu:
- Kas kecil atau petty cash biasanya telah ditentukan batas maksimalnya pada satu periode tertentu.
- Harus ada bukti pengeluaran kas kecil baik kwitansi, faktur, atau bukti lainnya dan ditandatangani oleh pemegang petty cash yang selanjutnya diberikan kepada bendahara kas.
- Kasbon atau pinjaman karyawan tidak termasuk dalam petty cash.
Baca Juga: Pembukuan bagi Wajib Pajak
Metode Pencatatan Kas Kecil atau Petty Cash
Satu hal yang perlu diingat adalah pencatatan petty cash atau kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan.
Terkait perbedaan tersebut, ada dua metode pencatatan yang paling umum digunakan yaitu metode tetap atau Imprest Fund System dan metode fluktuatif atau Fluctuating Fund System.
1. Metode Tetap (Imprest Fund System)
Metode pertama adalah metode yang paling umum digunakan oleh banyak perusahaan dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap.
Karakteristik dari metode ini pemegang petty cash tidak langsung mencatat pengeluaran namun mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.
Selain itu, jika dana kas kecil hampir habis, bendahara kas melakukan pencatatan berdasarkan bukti transaksi yang telah dikumpulkan.
Selanjutnya, pemegang kas kecil melakukan pengajuan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan atau bukti transaksi pengeluaran sebelumnya.
Hal tersebut membuat jumlah nominal kas kecil sama dengan jumlah semula.
2. Metode Fluktuatif (Fluctuating Fund System)
Jika metode tetap menghendaki jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal yang telah ditentukan, maka metode fluktuatif ditetapkan sesuai kebutuhan.
Dalam metode ini, jumlah pengisian kembali petty cash tidak harus sama dengan nominal saldo awal; bisa kurang atau lebih.
Pencatatan kas kecil atau petty cash dengan metode ini harus dimuat dalam jurnal dengan melakukan debit biaya dan kredit pengeluaran
Intinya, jumlah dana pada kas kecil menyesuaikan dengan seberapa banyak kebutuhan bagi penggunanya.
Dokumen yang Biasanya ada dalam Kas Kecil atau Petty Cash
Dalam melakukan pencatatan kas kecil atau petty cash, ada beberapa dokumen yang perlu diperhatikan salah satunya sebagai bukti yang bisa dipertanggungjawabkan adanya pengeluaran kas kecil.
Hal tersebut dilakukan untuk mencegah penyelewengan baik yang dilakukan oleh karyawan maupun manajemen. Beberapa dokumen yang perlu diperhatikan dalam petty cash adalah:
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini bertujuan untuk memantau pergerakan pengeluaran kas. Dalam kasus kas kecil, bukti kas keluar digunakan untuk mengevaluasi ketika akan melakukan pengisian ulang saldo kas kecil.
2.Permohonan Pengeluaran Kas Kecil
Ketika saldo dalam petty cash tidak lagi memenuhi kebutuhan, maka pemegang kas kecil bisa mengajukan permohonan pengeluaran.
Pengisian kembali baru bisa diajukan ketika ada dokumen permintaan sebagai bukti pengeluaran untuk menjadi bahan pertimbangan.
3. Bukti Pengeluaran
Bukti pengeluaran termasuk dokumen terpenting yang tidak lepas dari aktivitas yang berasal dari kas kecil.
Dokumen tersebut nantinya dilampirkan bersamaan dengan laporan pengeluaran kas kecil yang terjadi sebagai bukti konkrit yang bisa dipertanggungjawabkan. Contohnya seperti kwitansi, nota, faktur dan bukti-bukti lainnya.
4. Permohonan Pengisian Kas Kecil
Ketika jumlah kas kecil tinggal sedikit, maka pemegang kas kecil atau petty cash perlu mengajukan pengisian ulang. Dokumen permohonan ini diperlukan sebagai bukti pengajuan untuk pengisian dana kas kecil.
Baca Juga: Mengenal Pengertian, Jenis, Fungsi & Contoh Invoice
Contoh Kasus Laporan Petty Cash atau Kas Kecil
Untuk lebih memahami bagaimana penerapan pencatatan petty cash atau kas kecil, marik simak contoh kasus berikut.
PT Sukses Selalu merupakan perusahaan yang mengalokasikan kas kecil pada bulan Februari 2021 dengan rincian sebagai berikut.
- 1 Februari 2021: Penyerahan kas sebesar Rp 2.000.000 untuk kas kecil.
- 3 Februari 2021: Pembelian snack untuk meeting dengan klien senilai Rp 100.000
- 15 Februari 2021: Pembelian alat tulis kantor senilai Rp 100.000
- 19 Februari 2021: Kunjungan ke kantor kolega di luar kota sebesar Rp 300.000
- 26 Februari 2021: Pertanggungjawaban atas pengeluaran kas kecil dan pengisian kembali.
Berdasarkan kasus tersebut, mari buat contoh pencatatan kas kecil dengan dua metode yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya.
Cara Membuat Petty Cash dengan Metode Tetap (Imprest)
Pembentukan Dana Petty Cash atau Kas Kecil
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 1/02/2021 | Dana Kas Kecil | Rp 2.000.000 | |
| Rp 2.000.000 |
Pengisian Kembali Dana Petty Cash atau Kas Kecil
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 26/02/2021 | Pembelian snack | Rp 100.000 | |
| Pembelian ATK | Rp 100.000 | ||
| Perjalanan dinas | Rp 300.000 | ||
| Kas | Rp 500.000 |
Keterangan:
Karena metode tetap dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi terlebih dahulu, maka pencatatan hanya dilakukan ketika pemegang kas kecil melaporkan bukti transaksi atau saat melakukan pengisian kembali.
Sehingga dari pencatatan tersebut dapat diketahui pengisian kembali dana petty cash sesuai dengan jumlah pengeluaran yang tercatat yaitu Rp 500.000. Sehingga saldo kas kecil kembali menjadi Rp 2.000.000.
Cara Membuat Petty Cash dengan Metode Fluktuatif
Pembentukan Dana Petty Cash atau Kas Kecil
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 1/02/2021 | Dana Kas Kecil | Rp 2.000.000 | |
| Rp 2.000.000 |
Pembelian Snack untuk Rapat
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 3/02/2021 | Pembelian Snack | Rp 100.000 | |
| Rp 100.000 |
Pembelian Alat Tulis Kantor
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 15/02/2021 | Pembelian ATK | Rp 100.000 | |
| Rp 100.000 |
Perjalanan Dinas
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 19/02/2021 | Perjalanan Dinas | Rp 300.000 | |
| Rp300.000 |
Pengisian Kembali Dana Petty Cash atau Kas Kecil
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 1/02/2021 | Dana Kas Kecil | Rp 800.000 | |
| Rp 800.000 |
Penjelasan:
Dari mana angka Rp 800.000 pada pengisian kembali dana kas kecil?
Angka tersebut hanya sebagai contoh. Karena pada metode fluktuatif, pengisian kembali dana petty cash berdasarkan kebutuhan pemegang dana tersebut.
Katakanlah pada pengisian kembali pemegang dana kas kecil membutuhkan Rp 800.000 maka pencatatan pengisian kembali ditulis sesuai angka kebutuhan tersebut.
Hal tersebut karena dalam metode fluktuasi pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah pengeluaran yang terjadi sehingga saldo dana kas kecil akan berbeda dengan saldo saat pertama kali pembentukan dana petty cash.
Berdasarkan kasus tersebut di mana pada saldo awal kas kecil sebesar Rp 2.000.000 berubah menjadi Rp 2.300.000 yang berasal dari pengurangan saldo awal dengan jumlah pengeluaran ditambah pengisian kembali dana kas kecil di akhir periode.
Kesimpulan
Kas kecil bisa dikatakan sebagai dana tak terduga. Hal ini karena dana yang disimpan berdasarkan kebutuhan-kebutuhan kecil atau darurat di luar dana operasional perusahaan.
Sehingga pos-pos pengeluarannya pun berbeda-beda bagi tiap perusahaan. Misalnya saja ada perusahaan yang mencatat kasbon dalam kas kecil dan sebagian lagi dimasukkan ke dalam akun kas besar.
Selain itu metode pencatatan dana kas kecil atau petty cash sangat bergantung pada kebutuhan perusahaan Anda. Apakah perusahaan Anda lebih cocok menggunakan metode tetap atau fluktuatif.
Apabila anda membutuhkan pendamping akutansi untuk menyelesaikan berbagai masalah pencatatan dan pembukuan perusahaan anda, hubungi kami di sini.
