Seiring berjalannya waktu, banyak bisnis-bisnis baru bermunculan dengan berbagai barang atau jasa yang ditawarkan. Namun, tidak sedikit para pengusaha pemula ini yang belum menggunakan invoice dalam setiap transaksi yang dilakukan. Sejatinya, invoice atau bisa juga disebut faktur adalah bagian terpenting dalam berbisnis, lantaran dapat dijadikan alat untuk merekam segala transaksi yang terjadi, baik pembelian maupun penjualan.
Pengertian Invoice
Invoice adalah surat tagihan yang diterbitkan oleh penjual untuk diserahkan kepada pelanggan setelah melakukan transaksi. Umumnya, format invoice harus berisi nama barang, harga, jumlah yang dibeli, serta total yang harus dibayarkan. Bisa juga ditambah informasi diskon jika memang ada atau piutang.
Jenis-jenis Invoice
Invoice sendiri dalam dunia bisnis terdiri dari beberapa jenis. Di antaranya:
- Invoice Biasa
Invoice biasa ini sering Anda jumpai setelah melakukan transaksi pembelian di pusat perbelanjaan, toko, atau bahkan rumah makan tertentu. Umumnya digunakan untuk jenis transaksi yang sifatnya sederhana. Dalam satu invoice, berisi keterangan nama barang, jumlah yang dibeli, harga per item, serta harga total yang harus dibayar, diskon.
- Proforma Invoice
Proforma invoice bisa juga disebut sebagai faktur sementara yang akan diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang yang dibelinya diterima secara utuh. Bisa juga invoice ini disebut sebagai nota pengganti. Nantinya, setelah barang sudah dikirim secara keseluruhan, penjual akan mengganti proforma invoice dengan nota utuhnya.
- Konsuler Invoice
Konsuler Invoice adalah jenis faktur yang biasa dipakai untuk melakukan transaksi ekspor impor antar negara. Biasanya, sebelum invoice diberikan kepada pembeli, penjual akan meminta legalisasi kepada perwakilan negara tujuan. Maka, tidak heran jika format invoice konsuler harus berisi persetujuan serta pengesahan dari perwakilan negara yang melakukan impor. Bisa juga diwakilkan oleh kantor konsuler, atase perdagangan, atau kedutaan besar dari negara yang mengimpor yang bertempat di negara yang mengekspor.
Baca Juga: Panduan Bayar Pajak Mudah & Cepat dengan e-Billing
Fungsi Invoice
Fungsi dari invoice itu sendiri adalah:
- Alat rujukan yang sah seandainya barang yang ditransaksikan akan dijual lagi kepada pihak ketiga.
- Alat rujukan seandainya ada kesalahan dalam pengiriman pesanan atau perhitungan total yang harus dibayarkan.
- Alat informasi yang berisi rincian barang serta harga yang sudah dibeli.
- Alat bukti untuk melaporkan pajak setiap bulan maupun tahun.
- Alat bukti yang dapat digunakan ketika hendak melakukan kredit oleh pengusaha.
- Alat rujukan untuk melakukan pembukuan atau pelaporan keuangan.
Cara Membuat Invoice dan Contoh Invoice
Invoice yang tepat, harus memiliki informasi berikut:
- Identitas perusahaan yang berisi nama, kontak yang bisa dihubungi, serta logo perusahaan.
- Identitas klien yang berisikan nama, kontak yang bisa dihubungi, serta alamat.
- Nomor invoice untuk memudahkan dalam pelacakan.
- Tanggal invoice diterbitkan.
- Tanggal jatuh tempo pembayaran ketika melakukan kredit.
- Rincian barang yang dibeli berisi nama barang, jumlah yang dibeli, harga.
- Jumlah total tagihan yang harus dibayar.
- Diskon jika ada.
- Cara pembayaran beserta ketentuannya.
Namun, ada juga invoice yang tidak menggunakan identitas pembeli seperti nota supermarket, minimarket, atau rumah makan.
Adapun contoh invoice adalah:
Itulah gambaran tentang jenis-jenis invoice beserta fungsi dan contohnya. Semoga bermanfaat.
