Istilah kasbon tentu tidak asing lagi bagi Anda. Kasbon adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh perusahaan untuk karyawannya biasanya berupa pinjaman.
Dalam akuntansi, kasbon sering masuk ke dalam kas perusahaan baik kas kecil berupa cash advance atau kas besar. Tentu tergantung dengan besaran kasbon dan kebijakan perusahaan.
Pengelolaan kasbon juga bukan hal yang bisa dianggap enteng apalagi jika perusahaan mengalokasikan dana kasbon pada kas besar.
Melalui artikel ini, mari simak apa itu kasbon dan apa saja bentuk-bentuk kasbon.
Apa itu Kasbon?
Pada dasarnya kasbon memiliki pengertian yang lebih luas yaitu pengeluaran perusahaan dimana nominal yang dikeluarkan tidak atau belum diketahui secara pasti.
Namun belakangan kasbon memiliki pengertian yang lebih sempit yaitu dimana kasbon adalah fasilitas pinjaman yang diberikan oleh sebuah instansi atau perusahaan kepada karyawannya.
Biasanya kasbon diambil dari alokasi besaran gaji karyawan yang akan dikembalikan dengan cara memotong gaji karyawan tersebut sesuai dengan jumlah kasbon yang ada.
Berbeda dengan pinjaman bank, kasbon biasanya tidak disertai bunga karena merupakan bentuk fasilitas perusahaan dalam rangka mensejahterakan karyawannya.
Misalnya saja pada kebutuhan-kebutuhan darurat misalnya untuk membayar biaya pernikahan, listrik, cicilan, atau kebutuhan mendadak lainnya.
Namun ada juga perusahaan yang menerapkan aturan khusus misalnya pagu, masa angsuran, tujuan pinjaman, bahkan bunga yang dikenakan.
Kasbon berbeda dengan fasilitas asuransi perusahaan. Kasbon biasanya terjadi pada hal-hal di luar kegiatan yang diasuransikan oleh perusahaan. Tentu ini kembali pada kebijakan perusahaan.
Pada lingkup manajemen SDM, kasbon juga berfungsi sebagai pemicu produktivitas dan loyalitas karyawan. Dengan adanya kasbon, perusahaan bisa menciptakan employee engagement pada karyawannya.
Pencatatan Kasbon; Kas Kecil atau Besar?
Meskipun sifatnya sementara dan biasanya di luar kebutuhan operasional perusahaan, kasbon karyawan tetap harus dicatat dalam jurnal.
Hal tersebut tentu karena kasbon termasuk ke dalam transaksi perusahaan yang perlu dicatat agar tidak terjadi selisih kas dan bisa dipertanggungjawabkan.
Namun seringkali terjadi pertanyaan, kemanakah pencatatan kasbon dibuat? Apakah ke dalam kas kecil atau kas besar?
Jawabannya adalah tergantung kebijakan perusahaan itu sendiri. Jika kasbon yang dikeluarkan dalam periode tertentu memengaruhi kas besar maka perusahaan bisa memasukkan kasbon ke dalam akun piutang lain-lain atau non-dagang.
Dimana dalam pencatatan jurnal terkait kasbon karyawan yaitu sebagai berikut.
| Piutang Karyawan | Rp xxx (Debit) | |
| Kas | Rp xxx (Kredit) |
Jika piutang telah lunas, jurnalnya akan berubah seperti ini.
| Kas | Rp xxx (Debit) | |
| Piutang Karyawan | Rp xxx (Kredit) |
Namun ada juga perusahaan yang memasukkan kasbon karyawan ke dalam kas kecil atau petty cash.
Biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki fasilitas kasbon karyawan secara khusus atau kasbon dikeluarkan untuk kebutuhan tidak terduga seperti dinas, parkir, dan keperluan meeting.
Baca juga: Memahami Petty Cash atau Kas Kecil dalam Pembukuan
Prosedur Pengeluaran Kasbon
Dalam mengeluarkan kasbon, perusahaan tidak bisa begitu saja memberikannya kepada karyawan.
Karyawan perlu melewati beberapa prosedur atau SOP (Standar Operasional Perusahaan). meski berbeda-beda, pada dasarnya SOP pengeluaran kasbon di setiap perusahaan tetaplah sama.
1. Form atau Formulir Kasbon
Prosedur pertama dalam pengeluaran kasbon adalah pembuatan atau pengisian form kasbon oleh pemohon.
Biasanya dalam formulir kasbon terdiri dari header yang berisi nama perusahaan, judul formulir, nomor dokumen, dan kolom-kolom lainnya seperti masa berlaku formulir atau revisi formulir.
Kemudian diisi dengan nama peminjam, kolom persetujuan, besaran pinjaman, dan catatan keperluan.
Berikut contoh sederhana dari form kasbon.
| FORM KASBON | No.
Tanggal. |
|
| Pemohon:
Divisi: Jabatan: |
||
| Catatan: | ||
| Nominal Pinjaman: | ||
| Mengetahui | ||
| Kasir | HRD | Pemohon/Penerima |
2. Penyetujuan
Langkah kedua, setelah pemohon mengisi dan menyerahkan formulir ke kasir atau bagian keuangan. Maka selanjutnya pemohon tinggal menunggu proses persetujuan.
Proses persetujuan pun berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan. Ada yang langsung disetujui oleh manajer akuntansi, ada yang perlu melewati divisi lain seperti HRD, atau ada yang perlu persetujuan dari kepala cabang atau tingkat yang lebih tinggi seperti C-suite.
Biasanya semakin besar nominal pinjaman, maka semakin banyak pula pihak-pihak yang mengetahui permohonan kasbon.
Setelah disetujui, dokumen kasbon kemudian diperiksa oleh kasir apakah dokumen telah disetujui atau tidak. Apabila belum atau tidak disetujui pihak kasir berhak untuk menolak permohonan.
Apabila permohonan diterima, kasir memberikan nota kasbon. Biasanya nota kasbon merupakan formulir kasbon yang sudah ditanda-tangani oleh pihak-pihak yang mengetahui dan menyetujui adanya pengeluaran kasbon.
Nota kasbon digunakan sebagai bukti bahwa pemohon telah menerima uang kasbon yang diajukan dan sebagai bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.
3. Jurnal atau Buku Kasbon
Dalam beberapa kasus, kasir kasbon biasanya mencatat transaksi kasbon ke dalam jurnal atau buku kasbon dan sifatnya sementara.
Dalam buku kasbon, kasir mencatat tanggal, pengeluaran kasbon, nomor kasbon, nama pemohon, keperluan, nominal, hingga jenis pengeluaran (tunai atau melalui bank).
Buku kasbon ini nantinya akan menjadi bukti pertanggungjawaban yang nantinya dimasukkan ke dalam laporan keuangan.
Baca Juga: Yuk Cek Cara Membuat Jurnal Umum Perusahaan!
Kesimpulan
Kasbon merupakan elemen penting yang tidak bisa dipisahkan dalam operasional bisnis. Meski merupakan bagian dari fasilitas perusahaan, aktivitas pengeluaran kasbon tentu harus bisa dipertanggungjawabkan.
Selain itu pengeluaran kasbon memiliki beberapa manfaat salah satunya adalah meningkatkan employee engagement pada sebuah perusahaan sehingga karyawan bisa lebih loyal dan produktif.
Di samping itu, adanya kasbon juga memfasilitasi perusahaan itu sendiri dalam mengawasi pengeluaran-pengeluaran di luar operasional yang bisa saja mengganggu arus kas perusahaan.
