Absensi karyawan bukanlah hal yang asing jika Anda bekerja di kantor. Keberadaan absensi ini penting untuk mengetahui kinerja seseorang sebagai karyawan. Pada beberapa perusahaan, absensi juga menjadi dasar perhitungan gaji seorang karyawan. Karena alasan itulah absensi merupakan dokumen yang penting bagi perusahaan.
Apa saja, sih, manfaat dan aspek-aspek yang harus ada dalam sebuah dokumen absensi? Lalu, bagaimana cara membuatnya? Berikut penjelasannya.
Definisi Absensi Karyawan
Jika kita membahas istilah laporan absensi karyawan, maka kita perlu mengetahui makna dari ‘absensi’ itu sendiri. Dalam KBBI, absensi diartikan sebagai ‘ketidakhadiran’. Jadi, absensi untuk karyawan adalah daftar yang memuat ketidakhadiran karyawan.
Meski demikian, absensi sering disalahartikan sebagai presensi karyawan. Maksudnya, banyak orang menggunakan absensi sebagai presensi karyawan—yaitu daftar yang mencatat kehadiran karyawan. Kesalahan ini sudah sangat umum terjadi, sehingga absensi dan presensi seakan-akan memiliki arti yang sama, padahal seharusnya berbeda.
Manfaat Laporan Absensi Karyawan
Beberapa manfaat yang bisa diperoleh dengan adanya laporan absensi karyawan antara lain:
- Mengetahui kehadiran/ketidakhadiran karyawan dan melakukan pencatatan terkait hal tersebut
- Mengetahui produktivitas karyawan
- Menghitung gaji karyawan, khususnya jika perusahaan memberikan gaji harian
- Menghindari kecurangan terkait kehadiran/ketidakhadiran
Intinya, absensi adalah hal yang penting untuk mengetahui kehadiran karyawan. Dengan demikian, kinerja karyawan dapat diukur dan pemberian gaji pun (terutama jika sistem gaji adalah harian) dapat dilakukan secara lebih akurat sesuai kehadiran karyawan.
Aspek yang Ada dalam Absensi untuk Karyawan
Aspek-aspek yang ada di dalam format absensi karyawan sebenarnya tidak banyak. Biasanya, tabel absensi untuk karyawan akan memuat nama karyawan, periode absensi, keterangan hadir/tidaknya karyawan, persentase kehadiran, serta kolom keterangan (jika dibutuhkan).
Terlepas dari aspek-aspek yang telah disebutkan, ada juga format absensi karyawan yang memuat jam hadir dan jam pulang karyawan. Biasanya, format seperti ini digunakan di absensi yang sudah terhubung dengan absensi fingerprint, magnetic card, absensi berbasis mobile, dsb.
Cara Membuat Absensi Karyawan
Absensi untuk karyawan, khususnya yang manual, cukup mudah dibuat. Supaya tidak bingung, Anda bisa mengambil contoh absensi karyawan harian manual yang sudah banyak beredar di internet.
Nah, setelah mengetahui aspek-aspek apa saja yang perlu dimasukkan, Anda bisa mulai membuat format dokumen itu. Gunakan aplikasi seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau aplikasi serupa lainnya untuk membuat dokumen absensi dengan lebih mudah.
Begini cara membuat absensi manual yang simpel:
- Pertama, buat judul dan header absensi terlebih dahulu. Header yang dimaksud adalah nama kolom yang akan digunakan dalam absensi. Misalnya seperti nomor, nama, dan jabatan karyawan, tanggal (bisa dibuat kolom 1-31), kolom rekap jumlah kehadiran, hingga persentase kehadiran.
- Lalu, mulailah mengisi detail nomor, nama, dan jabatan karyawan.
- Kemudian, mulailah memformat dokumen absensi tersebut. Misalnya, Anda bisa mewarnai kolom hari libur dengan warna merah dan memformat kolom absensi yang diisi dengan keterangan cuti/izin dengan warna yang berbeda. Meskipun absensi belum diisi, hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan fitur khusus. Di Excel, fitur tersebut adalah ‘Conditional Formatting’.
Baca Juga: 10 Tunjangan Karyawan yang Dapat Diberikan Selain Gaji Pokok
Setelah melakukan formatting dokumen absensi karyawan, Anda bisa langsung menggunakan dokumen tersebut untuk merekapitulasi kehadiran/ketidakhadiran karyawan. Bagaimana, cukup mudah bukan?
