Dalam dunia bisnis, pembuatan pembukuan stok barang jadi salah satu kunci utama bagi kelancaran operasional suatu perusahaan. Dikarenakan seorang pebisnis harus menguasai atau paham betul mengenai pembukuan barang, baik itu barang masuk atau barang keluar, agar produksi dapat berjalan dengan lancar.
Apa itu pembukuan stok barang?
Pernah membayangkan berapa banyak barang atau bahan baku yang ada di gudang bisa terorganisir dengan baik? Ya, hal tersebut bisa terealisasi berkat adanya pembukuan stok barang guna mengetahui ketersedian barang yang ada.
Pembukuan stok barang atau catatan stok barang adalah dokumen terperinci yang mencatat semua pergerakan barang dalam suatu perusahaan. Ini mencakup penerimaan, penggunaan, dan penjualan barang. Pencatatan tersebut memberikan pandangan yang jelas tentang jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan pada suatu waktu tertentu.
Banyak bisnis yang memerlukan pembukuan stok barang, tidak hanya perusahaan manufaktur saja, tetapi juga industri berskala mikro, kecil, dan menengah. Mengapa demikian? Dikarenakan buku stok adalah “jantung” yang memungkinkan perusahaan untuk memahami dan mengelola persediaan mereka.
Laporan stok barang biasanya dibuat secara teratur, seringkali bulanan atau kuartalan. Pemilihan frekuensi ini tergantung pada skala dan kebutuhan spesifik perusahaan. Pembuatan laporan stok ini membantu perusahaan untuk melacak perubahan persediaan dari waktu ke waktu, memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi tren, memprediksi permintaan, dan membuat keputusan strategis yang lebih baik.
Baca Juga: Persediaan Barang Dagang dan Metode Pencatatannya
Mengapa Perusahaan Harus Membuat Laporan Stok Barang?
Membuat pembukuan stok barang bukanlah sekadar keharusan, tetapi suatu kebijakan untuk setiap perusahaan. Laporan ini menyediakan data yang berharga untuk perencanaan bisnis, pengelolaan persediaan, dan pengambilan keputusan. Dengan pemahaman yang baik tentang stok barang, perusahaan dapat menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. Ada beberapa faktor yang menjadikan pembukuan stok barang begitu krusial, di antaranya:
a. Ketahui jumlah barang secara akurat
Tujuan utama dalam melakukan pembukuan stok barang adalah mengetahui jumlah barang atau produk secara tepat dan akurat guna menghindari kelebihan atau kekurangan barang dalam jumlah besar. Hal ini bisa berpengaruh dalam ongkos produksi.
Jika proses inventarisasi tidak dilakukan secara akurat, bisa jadi di tengah produksi Anda mengalami kekurangan bahan baku yang menyebabkan terhambatnya proses bisnis. Atau saat proses produksi telah selesai, ternyata tersisa banyak bahan baku yang sudah tidak diperlukan lagi. Dengan mengetahui jumlah barang secara akurat, Anda juga bisa meminimalisir terjadinya kecurangan internal.
b. Tahu kapan harus melakukan pembelian kembali barang
Inventarisasi barang penting dilakukan guna mengetahui kapan sebuah produk atau barang habis, sehingga Anda bisa menentukan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan kembali barang tersebut. Hal ini akan berpengaruh pada arus kas dan perusahaan bisa mengantisipasi jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Catat dengan pasti setiap pergerakan barang, baik itu barang yang masuk dan barang yang keluar. Di era modern seperti sekarang, Anda dapat melakukan kontrol persediaan barang menggunakan data digital. Sistem komputerisasi dapat sangat membantu dalam hal ini, memungkinkan pemantauan real-time dan mengurangi risiko human error yang mungkin saja terjadi.
Bagaimana cara membuat pembukuan laporan stok barang?
Masih pemula dalam membuat pembukuan stok barang? Jangan khawatir, kami punya tips sederhana untuk Anda:
a. Persiapkan data
Hal pertama yang harus Anda lakukan dalam cara pembukuan stok barang adalah dengan mempersiapkan data. Tunjuk rekan kerja yang secara khusus memegang tanggung jawab dalam melakukan pencatatan. Dari sini, Anda bisa mengetahui transaksi keluar masuknya barang untuk satu periode tertentu.
b. Buat perkiraan jumlah
Forecast atau perkiraan jumlah dibutuhkan untuk mencatat jumlah persediaan baik di periode saat ini maupun periode mendatang. Anda perlu rutin memeriksa stok secara berkala untuk memastikan jika data yang dimiliki akurat dengan jumlah riil.
Atau tetapkan kebijakan untuk pengelolaan stok, termasuk tingkat persediaan minimum dan maksimum. Ini membantu perusahaan untuk menghindari situasi di mana stok terlalu rendah atau terlalu tinggi. Secara teratur tinjau dan evaluasi laporan stok untuk mengidentifikasi peluang pengoptimalan dan peningkatan efisiensi.
c. Berikan kode pada setiap barang
Berikan kode unik atau yang mudah dimengerti untuk mengetahui kapan barang tersebut masuk. Anda bisa mengetahui apakah barang itu termasuk barang dengan stok lama atau barang dengan stok baru dari kodenya.
Anda bisa menggunakan metode FIFO (first in, first out) untuk mengetahui barang mana yang masuk lebih awal. Atau sebaliknya dengan metode LIFO (last in, first out) dengan cara barang yang terakhir masuk ke gudang adalah barang yang pertama keluar dari gudang untuk dijual.
Gunakan juga software pencatatan atau excel untuk memudahkan proses inventarisasi dan pengkodean sehingga lebih mudah untuk disimpan dan dicek kembali.
Contoh pembukuan laporan stok barang
Hal paling mudah yang bisa Anda lakukan dalam membuat cara pembukuan stok barang adalah menggunakan tabel excel. Format ini cocok digunakan untuk industri UMKM. Sedangkan industri manufaktur yang lebih besar bisa memanfaatkan software penunjang lain yang lebih canggih.
- Buat tabel pada sheet terbaru dan beri nama kolom sesuai dengan pembukuan stok barang. Anda bisa memulai dengan memasukkan kode barang, nama barang, stok awal, barang masuk, barang keluar, dan stok akhir.
- Memasukkan checklist pada tabel yang Anda buat.
- Isi data sesuai dengan barang yang ada di perusahaan.
- Buat sheet baru untuk barang masuk dan isi kolom dengan tanggal, kode, nama barang, dan jumlah.
- Kemudian, buat sheet baru kembali untuk barang keluar dan isi kolom dengan nama yang sama.
- Pada sheet barang masuk, berikan rumus Vlookup untuk memunculkan nama barang barang saat Anda mengetik kode barang pada laporan barang terjual.
- Lakukan hal yang sama pada sheet barang keluar.
Kesimpulan
Itulah beberapa penjelasan singkat mengenai pembukuan stok barang dan pentingnya untuk dilakukan oleh pegiat bisnis, baik itu bisnis UMKM atau pun bisnis besar. Pembukuan stok barang bukan hanya kewajiban administratif, tetapi merupakan strategi penting untuk mengelola bisnis dengan cerdas. Dengan memiliki buku stok yang baik dan laporan stok yang teratur, perusahaan dapat mengoptimalkan persediaan, meningkatkan efisiensi, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat. Anda dapat mengadaptasinya sesuai dengan jenis bisnis dan kebutuhan Anda. Di era digital seperti sekarang, kehadiran perangkat lunak dan komputerisasi semakin memudahkan pembukuan stok barang. Semoga bermanfaat!
