Sejak tahun 2014, Direktorat Jenderal Pajak atau DJP mengeluarkan sebuah aplikasi untuk mempermudah pengelolaan faktur pajak yang disebut dengan e-Faktur.
Tercetusnya e-Faktur pajak bermula ketika banyak permasalahan yang terjadi dalam pembuatan faktur pajak misalnya, faktur fiktif, faktur pajak ganda, keterlambatan penerbitan, hingga penerbitan faktur dari orang yang tidak berhak atau berwenang.
Lalu apa sebenarnya aplikasi e-Faktur pajak? Apa saja fitur-fiturnya?
Pengertian e-Faktur Pajak
Seperti istilah-istilah lainnya yang menggunakan embel-embel “e” di depannya yang mengartikan sebuah kata “elektronik”, e-Faktur merupakan aplikasi pembuatan faktur pajak secara elektronik yang dikelola oleh Direktorat Jenderal Pajak atau aplikasi mitra resmi DJP.
Salah satu aplikasi resmi yang dikelola DJP adalah eFaktur client desktop dan e-faktur pajak.go.id. Dimana Anda bisa membuat, menerbitkan, dan melaporkan faktur pajak.
Berdasarkan pasal 11 Peraturan Direktorat Jenderal Pajak No. PER-16/PJ/2014, Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib membuat dan melaporkan faktur pajak dengan cara mengunggah dan memperoleh persetujuan dari DJP.
Aplikasi e-Faktur Pajak DJP
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, e-Faktur pajak DJP merupakan aplikasi atau software pengelolaan faktur pajak dan laporan SPT Masa PPN 1111 dengan cara diunggah dan memperoleh persetujuan dari DJP.
Persetujuan yang dimaksud adalah DJP telah menyalin semua detail data faktur pajak, rekonsiliasi informasi faktur sesuai aturan berlaku, lalu memberikan approval melalui kode QR pada lembaran faktur pajak.
Perlu diingat bahwa Anda hanya bisa mencetak faktur setelah melalui proses persetujuan atau dalam status approval.
Selain proses approval, dalam aplikasi Anda juga bisa saja mendapatkan status rejected atau ditolak. Biasanya hal tersebut karena ada kesalahan data atau informasi dalam faktur yang diunggah.
Dengan aplikasi e-faktur ini, Anda dapat memantau proses validasi data faktur pajak keluaran sehingga data dapat terjamin keamanannya ketika data dikreditkan.
Selain itu dengan aplikasi e-faktur pajak, tidak ada lagi fraud atau kecurangan dalam penerbitan faktur. Para PKP juga dapat lebih mudah untuk mengelola faktur pajaknya karena proses dilakukan secara cepat dan efisien.
Baca juga: Yuk Ketahui Daftar Kode Harta Pajak!
Download e-Faktur dan Spesifikasinya
Baik, Anda telah memahami apa itu e-faktur sekarang pertanyaannya adalah dimanakah aplikasi atau software e-faktur bisa diunduh?
Anda dapat mengunduh atau download e-faktur pajak di situs efaktur.pajak.go.id/aplikasi melalui tautan tersebut, terdapat berbagai pilihan sistem operasi mulai dari Windows, Linux, dan juga Mac.
Mulai Oktober 2020, aplikasi e-faktur mengalami pembaruan yang disebut e-faktur 3.0 dengan fitur dan spesifikasi yang lebih baik dibanding patch pendahulunya yang akan dibahas selanjutnya.
Namun jika mengesampingkan versi terbarunya, aplikasi e-faktur memiliki beberapa fitur dan prasyarat seperti:
- Terdapat pengaturan hubungan antar beberapa komputer melalui Local Area Network atau LAN untuk kolaborasi antar staf guna memasukkan data dan pemeriksaan.
- Dilengkapi pengamanan lebih baik dari e-SPT PPN 1111 dengan menggunakan sistem sertifikasi digital, passphrase, password e-Nofa, kode aktivasi, username, password, nomor seri, dan variasi captcha.
- Spesifikasi komputer yang dibutuhkan sejatinya tidak terlalu tinggi. Namun Anda perlu mempertimbangkan spesifikasi komputer yang lebih tinggi guna dapat menampung jumlah faktur yang banyak.
- Anda bisa memperbarui aplikasi secara manual dengan cara mengekstrak file temporary yang terdapat dalam folder “update”
Selain itu Anda perlu memahami beberapa istilah file dalam aplikasi e-faktur. Pertama, etaxinvoice.exe. Jenis file ini digunakan untuk membuat faktur pajak elektronik dan harus diperbarui secara berkala.
Kedua, folder DB. Folder yang berisi database semua riwayat data faktur pajak yang pernah diterbitkan.
Di dalam folder (etaxinvoice) ini terdapat enam file dimana Anda tidak diperkenankan memodifikasi file-file tersebut agar aplikasi berjalan secara normal.
Anda sebagai pengguna hanya diperkenankan membuat salinan pada file folder ‘db’ secara manual jika memerlukan back-up data tambahan.
Ketiga, file back-up. Dimana melalui file tersebut Anda bisa mendapatkan file cadangan dan hanya muncul ketika Anda telah mengisi data pada aplikasi.
Keempat, file folder update. Dimana folder ini akan muncul ketika sistem menemukan versi terbaru dari aplikasi.
Apabila terjadi masalah update, Anda bisa melakukannya secara manual dengan cara mengekstrak file temporary yang terdapat pada folder update. Kemudian pilih file EtaxInvoiceUpd.exe dan menempatkan file tersebut di dalam folder e-faktur. Kemudian jalankan file tersebut untuk memperbarui.
Kelima, file Mem-config.bat. File yang digunakan untuk mengatur secara manual alokasi RAM yang digunakan untuk menjalankan aplikasi e-faktur pajak.
Cara mengatur alokasi memori adalah dengan membuka file mem-config.bat dan menuliskan besar memori yang akan dialokasikan dalam satuan megabyte.
Baca juga: Kode Faktur Pajak, Bagian Faktur Pajak yang Wajib Dipahami PKP
e-Faktur 3.0: Patch Terbaru dengan Fitur Terbaru
Mulai tanggal 1 Oktober 2020, DJP secara resmi meluncurkan sistem aplikasi e-Faktur terbaru yang dinamakan e-Faktur 3.0. Peluncuran tersebut dilakukan secara bertahap dan merupakan proyek percontohan.
Setelah resmi diberlakukan secara nasional bagi seluruh Pengusaha Kena Pajak. Dimana seluruh pengguna harus melakukan pembaruan sistem e-Faktur 3.0 pada komputer.
Cara menggunakannya tentu Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib terdaftar terlebih dahulu sebagai pengguna e-Faktur 3.0.
Jika perusahaan tidak/belum ditunjuk tetapi sudah terlanjur instalasi e-Faktur 3.0, tenang. Anda tetap bisa menggunakannya tanpa harus kembali ke versi sebelumnya yaitu versi 2.2. Sayangnya Anda tidak bisa menggunakan fitur tambahan yang ada pada e-Faktur 3.0.
Hal tersebut juga berlaku bagi perusahaan yang telah ditunjuk untuk menggunakan 3.0 dan sudah melakukan instalasi, maka tidak bisa lagi menggunakan e-Faktur 2.2.
Perubahan pada e-Faktur 3.0
Ada beberapa poin yang menjadi perubahan dan pembaruan pada e-Faktur 3.0 yang lebih baik dibanding e-Faktur 2.2, di antaranya;
- Input data e-Faktur 3.0 tidak lagi bekerja secara manual.
- e-Faktur 3.0 terintegrasi data DJP dengan data Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) untuk mengakomodasi kegiatan ekspor-impor.
- e-Faktur 3.0 memiliki fitur prepopulated dalam pengolahan datanya.
Dengan sistem otomatisasi input data, PKP tidak lagi mengisinya secara manual. Sistem DJP menyediakan data pajak masukan secara otomatis ketika PKP mendapatkan faktur pajak dari lawan transaksi.
Tugas PKP kini hanya mengawasi dan mencocokkan data faktur pajak masukan dan faktur pajak keluaran pada akhir periode suatu masa pajak.
Lalu apa fitur prepopulated?
Prepopulated artinya pengolahan atau penyediaan data berdasarkan database yang sudah ada sebelumnya. Anda sebagai PKP tinggal melacak, mencocokkan, dan mengkonfirmasi data yang disajikan.
Dengan e-Faktur 3.0, Anda bisa melakukan prepopulated untuk Pajak Masukan, Pemberitahuan Impor Barang (PIB), SPT Masa PPN, dan juga sinkronisasi kode cap fasilitas.
Baca juga: Bekerja di Luar Negeri, Apakah Wajib Lapor SPT?
Cara Update Aplikasi e-Faktur Pajak 3.0
Ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk melakukan update patch aplikasi e-Faktur 3.0. Berikut langkah-langkahnya;
- Lakukan back-up e-Faktur versi sebelumnya.
- Unduh aplikasi e-Faktur 3.0 di situs https://efaktur.pajak.go.id.
- Pilih aplikasi yang sesuai dengan sistem operasi perangkat Anda.
- Extract file aplikasi e-Faktur terbaru untuk mendapatkan “ETaxInvoice”, “ETaxInvoiceMain”, dan “ETaxInvoiceUp”.
- Copy ketiga file dan paste ke folder e-Faktur 2.2. Nanti akan muncul notifikasi atau pemberitahuan, kemudian klik “Replace the files”.
- Klik “ETaxInvoice”, pilih “database”, pilih “local database”, lalu klik “Connect”.
- login ke aplikasi e-Faktur.
- Jika berhasil, akan muncul menu baru pada aplikasi e-Faktur, yaitu “Prepopulated Data”.
- Masuk menu ‘Setting’ untuk mengatur referensi Sertifikat Elektronik.
Itulah penjelasan terkait e-Faktur. Semakin berkembangnya teknologi, tentunya DJP memberikan inovasi terbaru terkait dalam pengelolaan pajak terutama dalam rangka mempermudah wajib pajak untuk melaporkan atau membayar pajak.
