Ketika bekerja di perusahaan, ada kalanya karyawan memutuskan untuk mengundurkan diri. Alasannya bermacam-macam, mulai dari menemukan tempat kerja lain yang dirasa lebih cocok, pindah domisili, mencari pengalaman baru di perusahaan lain, dan sebagainya.
Untuk melakukannya, karyawan diharuskan membuat dan mengajukan surat resign. Ada hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat pengunduran diri karyawan supaya proses resign berjalan lancar. Berikut pembahasannya.
Hal yang Harus Diperhatikan saat Membuat Surat Pengunduran Diri
1. Buat Surat Secara Ringkas dan Sopan
Ketika menyusun surat, penting untuk membuatnya seringkas mungkin. Selain itu, gunakan bahasa yang sopan dan hindari ucapan bernada kebencian terhadap perusahaan.
2. Perhatikan Kebijakan Resign Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda terkait resign. Peraturan ini biasanya dapat ditemukan pada kontrak kerja. Hal ini penting diperhatikan untuk mengetahui informasi seputar denda yang dikenakan, jalur administrasi, dan semacamnya supaya proses resign berjalan lancar.
3. Bicarakan dengan Atasan
Ketika hendak mengajukan resign, jangan lupa berbicara dengan atasan supaya tidak terjadi miskomunikasi. Bicarakan juga alasan mengundurkan diri karena hal tersebut biasanya juga dicantumkan di dalam surat pengunduran diri karyawan.
Jenis-Jenis Surat Pengunduran Diri
1. One Month Notice
One month notice merupakan jenis surat yang sering kali menjadi standar syarat pengunduran diri, yaitu berupa surat pemberitahuan satu bulan sebelum karyawan resmi mengundurkan diri sehingga memungkinkan perusahaan untuk mencari pengganti.
2. Two Week Notice
Surat jenis ini diberikan dua minggu sebelum karyawan resmi mengundurkan diri. Ketika mengajukan surat jenis ini, karyawan bersangkutan harus menuliskan alasan yang logis supaya surat resign dapat dikabulkan oleh perusahaan.
Format Surat Pengunduran Diri Karyawan
1. Kepala Surat
Bagian ini berisi tempat dan tanggal dibuatnya surat pengunduran diri, nama penerima, serta alamat yang ingin dituju.
2. Isi Surat
Isi surat biasanya mencakup data diri, maksud dan tujuan dalam membuat surat pengunduran diri, apresiasi terhadap perusahaan selama bekerja, permohonan maaf, serta harapan yang diberikan untuk perusahaan.
3. Penutup Surat
Bagian ini biasanya memuat ucapan terima kasih beserta nama dan tanda tangan dari pembuat surat.
Baca Juga: Bagaimana Struktur Surat Lamaran Kerja? Berikut Penjelasannya
Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan
Jakarta, 13 Oktober 2022
Yth.
HRD PT Sejahtera
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : ….
Departemen : ….
Jabatan : ….
No Induk Karyawan : ….
Melalui surat ini, saya selaku salah satu karyawan di PT Sejahtera mengajukan permohonan untuk mengundurkan diri terhitung sejak tanggal 13 November 2022 karena berpindah domisili.
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan untuk bekerja, belajar, dan berkembang di PT Sejahtera selama dua tahun terakhir. Saya juga ucapkan permohonan maaf kepada seluruh karyawan apabila selama ini ada kata atau perbuatan yang kurang berkenan, baik yang disengaja atau tidak.
Saya berharap PT Sejahtera dapat terus berkembang dan lebih baik lagi ke depannya.
Hormat saya,
(Nama Lengkap)
Demikian uraian mengenai contoh dan format surat pengunduran diri karyawan. Semoga membantu.
