Pengertian Biaya Dibayar di Muka Beserta Contohnya dalam Akuntansi

Di dalam akuntansi, tentu Anda sering mendengar istilah biaya dibayar di muka.

Biaya dibayar di muka adalah istilah dalam akuntansi ketika Anda membayar sesuatu namun tidak digunakan secara langsung pada periode akuntansi tersebut.

Sebenarnya, Anda sering menemui contoh biaya dibayar di muka dalam kehidupan sehari-hari. Misal membayar sewa wifi atau membayar langganan layanan online streaming.

Lalu, apa itu biaya dibayar di muka dan bagaimana contoh kasusnya dalam penerapan di dalam jurnal akuntansi? Simak penjelasan singkatnya melalui artikel ini.

Pengertian Biaya Dibayar di Muka (Prepaid Expenses)

Seperti yang sudah dijelaskan pada kalimat pembuka, ada saatnya dimana Anda harus membayar sesuatu sebelum barang atau jasa tersebut dimanfaatkan.

Pembayaran di awal itu lah yang disebut dengan Biaya Dibayar di Muka atau dalam bahasa Inggris disebut prepaid expenses.

Biaya Dibayar di Muka adalah biaya yang dibayar sebelum aset tersebut digunakan di masa mendatang atau sebelum jatuh tempo.

Biaya tersebut tidak dibebankan secara langsung pada periode bersangkutan karena belum menjadi beban untuk periode tersebut sehingga biaya dibayar di muka dianggap sebagai aset lancar.

Baru kemudian biaya tersebut diakui sebagai beban pada waktu-ke-waktu sesuai dengan masa manfaatnya.

Penyajian Transaksi Biaya Dibayar di Muka dalam Akuntansi

Biaya dibayar dimuka dapat diilustrasikan ketika perusahaan setiap bulannya harus menggaji karyawan.

Pada awal tahun perusahaan akan mengeluarkan sejumlah biaya untuk gaji karyawan. Namun biaya tersebut tidak langsung diakui sebagai beban. Namun sebuah aset lancar.

Barulah, setiap bulannya, biaya tersebut diakui sebagai beban gaji yang telah dibayar di muka tadi.

Dengan kata lain, pada bulan-bulan berikutnya hingga akhir periode akuntansi meski tidak ada transaksi, biaya-biaya tersebut tetap dianggap sebagai beban yang dicatat dalam laporan laba rugi.

Apakah boleh demikian? Jawabannya sah-sah saja sebagai akuntansi akrual. Hal ini berguna bagi perusahaan agar keuangan terlihat stabil.

Bukan hanya itu, pencatatan biaya dibayar di muka juga berguna untuk memperkaya informasi keuangan sehingga perusahaan bisa lebih baik dalam mengukur biaya dan pendapatan dalam setiap transaksi jangka pendek.

Apa saja Jenis Transaksi Biaya Dibayar Dimuka dalam Perusahaan?

Selain gaji yang telah diilustrasikan di atas, transaksi apa saja yang termasuk ke dalam biaya dibayar di muka?

• Polis asuransi
• Biaya sewa jasa maupun barang
• Tagihan utilitas
• Beban bunga
• Taksiran pajak
• peralatan perusahaan

Baca Juga: Pengertian Manajemen Biaya, Konsep hingga Langkah Penerapannya

Contoh Jurnal Biaya Dibayar di Muka

Misalnya, perusahaan XYZ membayar di muka polis asuransi prabayar sebesar Rp12.000.000 pada 1 Januari 2020 untuk satu tahun.

Biaya Rp12.000.000 tidak diakui sebagai beban. Karena masih ada 11 bulan lagi dari asuransi yang belum didapatkan manfaatnya. Sehingga masih dianggap sebagai aset.

Baru lah setiap bulannya, biaya yang dibayar dimuka tadi dianggap sebagai beban dengan membagi biaya Rp12.000.000 tadi dengan jumlah bulan selama satu tahun (Rp12.000.000 / 12) sehingga beban yang dicatat tiap bulannya sebesar Rp1.000.000.

Kemudian di akhir masa pemanfaatan asuransi habis, akun biaya dibayar di muka tadi menjadi nol.

Ilustrasi pencatatannya adalah sebagai berikut

pengakuan beban pada laporan laba rugi setiap bulannya

Pendekatan Jurnal Penyesuaian Biaya Dibayar di Muka 

Ada dua pendekatan dalam mencatat atau membuat jurnal penyesuaian biaya dibayar di muka yaitu metode neraca dan metode laba rugi.

Perbedaan dari kedua metode tersebut adalah apabila pembuatan jurnal penyesuaian menggunakan metode neraca, maka nilai yang digunakan adalah nilai terpakai atau nilai jatuh tempo.

Sedangkan metode laba rugi menggunakan nilai yang masih menjadi sisa beban.

Sehingga metode neraca memasukkan biaya dibayar dimuka ke dalam kredit. Sedangkan pada metode laba rugi memasukkan biaya dibayar dimuka ke dalam debit.

Penggunaan metode ini harus konsisten. Misalnya sejak awal perusahaan menggunakan metode neraca, maka seterusnya harus menggunakan metode neraca dan begitu juga sebaliknya.

Contoh Kasus Penggunaan Jurnal Penyesuaian Metode Neraca

Perusahaan KLM membayar jasa sewa pembuatan iklan komersial pada bulan April 2020 dengan biaya Rp120.000.000 untuk aktivitas iklan setahun atau 12 bulan sejak April 2020..

Itu berarti masa dari penggunaan jasa sewa akan berakhir pada bulan Maret 2021. Bagaimana pencatatan jurnal penyesuaiannya apabila menggunakan metode neraca?

Pertama, Anda perlu menghitung penggunaan jasa sewa pada periode adanya biaya dibayar dimuka yaitu pada bulan April 2020 hingga Desember 2020.

Itu berarti masa yang dihitung adalah 9 bulan. Maka cara perhitungannya adalah 9 bulan dikalikan Rp120.000.000 dibagi dengan total kontrak kerja sama yaitu 12 bulan.

Sehingga didapat: 9/12 x Rp120.000.000 = Rp90.000.000

Maka jurnal penyesuaiannya adalah sebagai berikut:

Contoh Kasus Penggunaan Jurnal Penyesuaian Metode Laba Rugi

Anggap masih menggunakan ilustrasi perusahaan KLM yang menggunakan jasa sewa dan perusahaan KLM memutuskan untuk menggunakan metode laba rugi.

Maka yang dicatat ke dalam jurnal penyesuaian adalah sisa beban sewa yang belum terpakai yaitu selama 3 bulan (Sisa dari 12 bulan yang sudah dipakai 9 bulan).

Sama perhitungannya yaitu biaya yang dibayar di muka dikalikan dengan jumlah bulan sisa dan dibagi ke total tahun kontrak kerja sama yaitu 12 bulan.

Maka didapat: 3/12 x Rp120.000.000 = Rp30.000.000 dan jurnal penyesuaiannya dapat dicatat sebagai berikut.

Kesimpulan

Pencatatan biaya dibayar di muka yang tidak langsung dijadikan beban mempermudah perusahaan dalam merencanakan pengeluaran lainnya dalam jangka waktu yang lebih pendek.

Selain itu, perlu diingat, Biaya dibayar dimuka atau prepaid expenses berbeda dengan uang muka atau down payment. 

Prepaid expenses merupakan biaya yang dikeluarkan secara penuh di awal sedangkan down payment merupakan beban utang perusahaan.

Apabila Anda masih kesulitan dalam membuat jurnal biaya dibayar dimuka, Anda bisa menghubungi Kami, Jasa konsultan pajak dan akuntansi Rusdiono Consulting sebagai rekan konsultasi Anda dalam berbisnis.