Sebagian orang mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah purchasing tapi apakah Anda tahu bahwa adalah istilah lain yang berkaitan dengan aktivitas bisnis? Ya, istilah itu adalah procurement.
Namun aktivitas procurement sejatinya bukanlah hal baru. Selain purchasing, perusahaan juga melakukan aktivitas procurement ini dan keduanya saling berkaitan.
Meski begitu, kedua aktivitas ini memiliki perbedaan baik secara prinsip, aktivitas, maupun tujuannya.
Melalui artikel ini, Anda akan mengetahui apa itu procurement dan bagaimana perbedaannya dengan proses purchasing.
Pengertian Procurement
Sebelum mengetahui pengertian procurement mari simak analogi sederhana ini. Anggap Anda mempunyai bisnis sepatu. Lantas Anda memerlukan peralatan untuk memproduksi sepatu seperti mesin, bahan baku, hingga packaging.
Rentetan proses mulai dari membuat daftar apa yang ingin dibeli, pembelian, hingga barang tersebut sampai ke tangan Anda itu adalah salah satu proses procurement.
Singkatnya, procurement adalah proses keseluruhan untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah aktivitas termasuk di dalamnya perencanaan, pembelian, hingga pengiriman.
Willem Siahaya dalam bukunya Sukses Supply Chain Management: Akses Demand Chain Management (2013) menjelaskan bahwa procurement adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan berdasarkan pemikiran logis dan sistematis serta mengikuti norma dan etika yang berlaku sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa.
Aktivitas pengadaan sangat penting bagi perusahaan terutama dalam menjalankan bisnisnya. Tanpa adanya proses ini, perusahaan akan sulit untuk mencapai target yang dicapai.
Selain itu poin penting dari pengadaan adalah bukan hanya bagaimana perusahaan bisa mendapatkan apa yang dibutuhkan namun mampu mendapatkan keuntungan maksimal dengan pengeluaran seminim mungkin.
Sehingga penting bagi perusahaan dalam proses pengadaan memperhatikan hal-hal seperti kuantitas, lokasi, harga, kualitas, bahkan negosiasi.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Lantas apa yang membedakan antara proses pengadaan (procurement) dan pembelian (purchasing)? Bisa dikatakan purchasing merupakan bagian dari proses procurement itu sendiri.
Dalam proses pengadaan sendiri itu ada beberapa tahapan aktivitas mulai dari perencanaan, pembelian (purchasing), pengawasan (expediting), dan traffic (pengiriman).
Umumnya di dalam perusahaan ada dua jabatan berbeda antara procurement dan purchasing.
Procurement biasanya memiliki tugas yang lebih luas mulai dari perencanaan, pemilihan vendor, dan memastikan barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan kebutuhan.
Sedangkan purchasing biasanya bertugas dalam proses pemesanan dan kepengurusan dokumen yang berkaitan dengan pembelian.
Jenis-Jenis Procurement
Secara umum pengadaan terdiri dari dua jenis berdasarkan besar atau tidaknya skala pengadaan itu sendiri.
Ada dua jenis pengadaan atau procurement yaitu direct procurement (pengadaan langsung) dan indirect procurement (pengadaan tidak langsung).
Pengadaan langsung biasanya dilakukan untuk kebutuhan produksi dan sifatnya berkelanjutan dan memiliki jumlah besar. Misalnya saja bahan baku.
Sedangkan pengadaan tidak langsung merupakan pengadaan yang berkaitan dengan kebutuhan operasional dan biasanya jumlah yang diadakan tidak sebesar pengadaan langsung. Misalnya peralatan kantor atau alat produksi.
Perbedaan mendasar dari kedua jenis itu adalah pada pihak-pihak atau aktivitas yang terlibat.
Pengadaan langsung memiliki aktivitas yang lebih rumit dan melibatkan banyak pihak misalnya saja manajemen SDM, rantai pasok (supply chain), hingga manajemen inventaris.
Sedangkan pengadaan tidak langsung (indirect procurement) biasanya hanya melibatkan divisi tertentu yang membutuhkan barang atau jasa tertentu.
Setiap perusahaan pasti mengalami kedua jenis pengadaan tersebut karena tentu selain memproduksi barang atau jasa, perusahaan juga perlu mengoperasikan bisnisnya.
Tahapan Procurement
Proses pengadaan memiliki lima tahapan umum yaitu perencanaan, pembelian (purchasing), pengawasan, dan pengiriman.
Secara detail procurement memiliki beberapa tahap sebagai berikut.
1. Perencanaan Kebutuhan
Tahap pertama dari procurement adalah perusahaan menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan. Misalnya apakah kebutuhan itu diadakan dalam satu periode tertentu atau berkelanjutan.
Selain itu barang atau jasa yang ingin diadakan harus sesuai dengan kebutuhan seperti budget, kuantitas, kualitas, sehingga proses pengadaan ini nantinya tidak balik merugikan perusahaan itu sendiri.
Pada proses ini perusahaan biasanya membuat dokumen persetujuan yang diserahkan kepada pihak manajemen.
Jika disetujui, langkah selanjutnya adalah membuat dokumen kerangka acuan teknis yang akan diberikan kepada pihak calon vendor.
2. Pemilihan Vendor
Bisa dibilang, pemilihan vendor adalah inti dari aktivitas procurement. Dimana pihak perusahaan sebagai pembeli mencari pemasok yang sesuai dengan kebutuhan.
Ada beberapa metode dalam memilih vendor yang paling umum di antaranya.
- Tender
Dimana perusahaan sebagai pembeli mengajukan request for proposal yang berisi acuan teknis seperti ketentuan dan kebutuhan pengadaan kepada calon-calon vendor.
Pengajuan dokumen tersebut bisa melalui pihak ketiga maupun diskusi langsung melalui proses aanwijzing.
Aanwijzing sendiri adalah proses diskusi informasi kebutuhan atau detail pekerjaan kepada perusahaan vendor yang diadakan oleh perusahaan pembeli.
Setelah proses pembacaan acuan teknis, vendor akan mengirim dokumen request for quotation yang berisi informasi penawaran barang atau jasa.
Informasi meliputi harga, kualitas, kuantitas, asuransi, ketentuan pembayaran, biaya pengiriman, hingga penawaran kerjasama khusus.
- Penunjukkan Langsung
Metode pemilihan vendor secara langsung tanpa proses seleksi. Biasanya hal ini terjadi karena vendor tersebut adalah satu-satunya yang bisa mengerjakan kebutuhan tersebut.
Selain itu, vendor tersebut biasanya merupakan bagian dari perusahaan pembeli entah itu pada divisi perusahaan berbeda atau anak perusahaan,
Selain karena kebutuhan khusus, penunjukkan langsung dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan misalnya kualitas, kerahasiaan, atau dalam keadaan darurat.
Setelah proses negosiasi selesai, perusahaan biasanya akan memberikan dokumen resmi perjanjian atau Service Level Agreements document (SLA).
Adanya kontrak seperti ini agar segala proses pengadaan bisa dipertanggungjawabkan serta menghindari risiko adanya kerugian dari kedua belah pihak.
Risiko yang bisa saja terjadi misalnya terkait pembayaran, barang rusak, pekerjaan tidak selesai tepat waktu, hingga hal-hal yang sifatnya rahasia.
3. Purchasing
Setelah melakukan negosiasi dan meneken kontrak kerja, perusahaan kemudian melakukan pemesanan dan menyusun dokumen purchase order.
Dokumen purchase order nantinya harus dikirimkan kepada vendor terkait sebagai bukti pemesanan barang atau jasa.
Purchase order biasanya berisi jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, dan harga yang telah disetujui.
4. Pengawasan
Setelah bagian purchasing mengirimkan purchase order, perusahaan akan menerima delivery order untuk pemesanan barang dan work order untuk pemesanan jasa.
Setelah menerima dokumen tersebut, pihak purchasing perusahaan wajib melakukan pengecekan dan tracking sejauh mana pesanan tersebut diproses.
Tujuannya agar proses pengadaan yang telah dilakukan sesuai dengan jadwal pengadaan dan perusahaan bisa terhindar dari kemungkinan risiko yang bisa saja terjadi.
5. Penerimaan dan Pemeriksaan
Setelah itu barang atau jasa yang dipesan akan diterima. Namun sebelum diterima, perusahaan pembeli atau bagian purchasing wajib memeriksa barang atau jasa tersebut. Apakah sesuai dengan pesanan atau tidak.
Selain pengecekan langsung terhadap barang yang diterima, bagian purchasing juga melakukan pengecekan tiga arah yaitu invoice, Delivery atau Work Order, dan dokumen purchase order.
Hal tersebut bertujuan untuk menghindari perbedaan nilai misalnya kuantitas, harga, atau bahkan hal-hal kecil seperti nama barang atau penerima yang mungkin ada pada setiap dokumen.
Jika terjadi ketidaksesuaian dokumen, maka pihak purchasing akan mengajukan revisi dokumen yang diketahui pihak berwenang.
Namun jika ketidaksesuaian terjadi pada barang yang diterima, pihak purchasing bisa melakukan retur atau pengembalian.
Baca Juga: Mengenal Pengertian, Jenis, Fungsi & Contoh Invoice
6. Pembayaran atau Pelunasan
Langkah selanjutnya perusahaan akan melakukan pembayaran atau pelunasan sesuai dengan faktur atau invoice yang diterima.
Pada proses procurement, biasanya perusahaan memiliki beberapa metode yaitu:
- Down payment atau pembayaran di muka yaitu pembayaran yang dilakukan sebelum invoice diterima.
- Letter of Credit yaitu dokumen perjanjian yang diterbitkan oleh bank yang dituju atas permintaan pembeli untuk melakukan pembayaran atas dokumen transaksi yang akan dikirimkan kepada penerima dalam hal ini adalah vendor.
- Open account yaitu pembayaran apabila barang atau jasa telah diterima oleh pembeli.
Dan metode pembayaran lainnya sesuai dengan perjanjian yang berlaku selama metode tersebut bisa dipertanggungjawabkan oleh kedua belah pihak.
Kesimpulan
Procurement adalah aktivitas rutin perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan produksi dan operasional. Tanpa ada proses ini, kecil kemungkinan perusahaan bisa berjalan.
Selain itu, procurement dan purchasing adalah dua hal yang berbeda namun berkaitan. Purchasing merupakan bagian dari procurement.
Dimana Procurement merupakan proses pengadaan barang secara keseluruhan dan purchasing adalah proses pembelian, kontrol, hingga pelunasan barang atau jasa yang telah dibeli atau diadakan.