Tak bisa dipungkiri bahwa berkat minute of meeting (MoM), info penting dalam setiap rapat bisa tercatat dengan baik. Dalam rapat ada banyak sekali hal yang perlu dibahas secara detail dan tidak semua orang bisa mengikuti rapat tersebut.
Pengguna MoM tak hanya pihak yang menghadiri rapat saja melainkan mereka yang tak bisa hadir namun masih terkait tentang project yang dibahas. Adapun definisi MoM, isi serta cara membuatnya bisa Anda simak disini!
Definisi Minute of Meeting
Minute of meeting adalah catatan penting yang berisi informasi penting selama rapat perusahaan berlangsung. Dalam bahasa Indonesia MoM dikenal sebagai notulen rapat dalam bentuk dokumen yang berguna memberikan informasi kepada pihak yang tidak bisa hadir dalam rapat tersebut.
Manfaat lainnya adalah untuk melacak apa saja yang menjadi pembahasan dan hasil diskusi dalam rapat tersebut. Nantinya dalam rapat tersebut ada seseorang yang bertugas untuk menulis hal penting dalam rapat.
Jenisnya terbagi menjadi dua tergantung golongan rapatnya. MoM untuk rapat formal akan lebih terstruktur dengan bahasa yang baik dan benar. MoM untuk rapat informal menggunakan bahasa lebih santai dan tidak terstruktur.
Contoh Minute of Meeting
Ketika mendokumentasikan isi rapat maka Anda perlu memberikan beberapa detail yang berguna bagi peserta rapat tersebut. Adapun format notulen adalah terdiri atas informasi sebagai berikut:
- Informasi dasar terkait nama rapat, waktu, tanggal dan tempat
- Daftar hadir
- Tujuan dilakukannya rapat
- Agenda rapat
- Delegasi tugas
- Keputusan apa saja yang telah dibuat dalam rapat
- Koreksi notulen rapat sebelumnya
- Tanggal dan tempat rapat selanjutnya
Cara Membuat MoM
Dalam membuat MoM dibutuhkan kemampuan dalam menulis sekaligus menyimak diskusi. Berikut panduan membuat MoM yang bisa Anda ikuti sehingga notulen rapat lebih informatif.
- Siapkan format dasar sebelum rapat seperti contoh minute of meeting di atas
- Ketahui dulu tujuan rapat diadakan dengan menanyakan kepada pihak penyelenggara. Baca materi lain yang berkaitan dengan rapat agar memudahkan dalam pencatatan notulen rapat
- Undang peserta rapat yang diperlukan saja. Jumlah yang banyak belum tentu menghasilkan keputusan maksimal. Apalagi jika tidak semua peserta rapat memiliki peran penting
- Tentukan durasi rapat berlangsung dan usahakan rapat tidak keluar dari topik yang telah ditentukan. Dengan begitu waktu bisa dipergunakan secara efektif dan efisien
- Rekam jalannya rapat agar Anda tidak melewatkan satu poin pun. Dokumentasi bisa dalam bentuk audio maupun video
- Catat semua poin penting dalam rapat mulai dari gagasan hingga hal yang perlu dilakukan usai rapat tersebut
- Hindari menuliskan opini dan bacakan notulen rapat ketika meeting selesai dilakukan agar memastikan kebenarannya dan kirim ke pihak bersangkutan secepat mungkin
Baca Juga: Apa Itu Absensi Karyawan? Ini Dia Definisi, Manfaat, & Cara Membuatnya
Minute of meeting atau notulen rapat menjadi bagian penting dalam meeting karena berisi informasi dari rapat itu sendiri.
